山東捷君信息技術有限公司從事企業(yè)信息化建設已有多年經驗，今天針對OA系統(tǒng)給大家做個價值分析，講解企業(yè)應用OA的意義所在。此篇文章略長，看完后會有所收獲，希望大件可以仔細閱讀。

一、企業(yè)為什么需要OA協(xié)同辦公系統(tǒng)？
如果您經營一個企業(yè)，只有幾個員工，都在同一辦公地點，利用您的聰明才智，即使沒有協(xié)同管理軟件您也能很好的管理好您的隊伍、您的企業(yè)。
 
當企業(yè)開始爆炸式發(fā)展時，當您在國內乃至國外有各式辦事機構時，員工和業(yè)務開始遠離您的身邊。您作為企業(yè)的老板或高層管理人員，可能希望找到一種方法或途徑，幫助您解決或回答下列問題：
 
1、各個分支機構的經營狀況如何？整個企業(yè)集團運作健康、良好嗎？
2、對于分散在各個分支機構中的某些關鍵性事務業(yè)務，其工作進展如何？
3、是否存在問題需要您及時作出指導？
4、當前的管理隊伍如何？能否適應市場變化？
5、管理上，是否在激勵團體？整個團隊的凝聚力、能力如何？
6、中層管理隊伍建設如何？在管理上，后繼有人嗎？
 
二、企業(yè)發(fā)展會產生的問題：
1、企業(yè)發(fā)展到一定階段，不能單靠領導魅力或制度或文化來支持企業(yè)進步；
2、企業(yè)組織龐大而松散，使整體運作和發(fā)展失控，發(fā)展目標不能輕松實現(xiàn)；
3、企業(yè)管理制度復雜，流程操作繁瑣，難以真正貫徹執(zhí)行；
4、知識分散，隱性知識難以轉化和利用，員工永遠處于盲目的尋找信息的過程中；
5、業(yè)務過程沒有辦法掌控，潛在的銷售機會總是隨人員的流失而消失；
6、企業(yè)做了嚴格的預算，但是費用支出還沒是沒有辦法控制；
7、企業(yè)各組織之前、部門之間、人員之間，一直存在著打不破的壁壘，溝通協(xié)作無法展開；
8、企業(yè)執(zhí)行力體系逐步弱化，核心競爭力下降，員工與組織無法協(xié)同發(fā)展
 
三、企業(yè)需要怎樣的協(xié)同OA協(xié)同辦公系統(tǒng)？
對于一個企業(yè)而言，企業(yè)員工是它生存的根本，不同角色的人員具有不同的職權，處理不同的事務。相應的，他們關心的問題是因人而異的，一套好的OA系統(tǒng)，能夠為不同的人員隨時隨地的提供其所需的信息，為企業(yè)員工提供一個協(xié)同工作的平臺，實現(xiàn)企業(yè)降低成本提升效率的最終目的。對企業(yè)管理層而言——需要一個能夠有效監(jiān)控企業(yè)運作，協(xié)調各種企業(yè)資源，分析企業(yè)運營狀況，協(xié)助正確決策的OA系統(tǒng)對企業(yè)知識管理者而言——需要建立一個內部員工和外部伙伴完成知識積累、共享和創(chuàng)新的OA系統(tǒng)對項目經理而言——需要一個能夠幫助我分解項目、調控和管理項目資金、人力、物料、進度，并對項目做出各角度分析的OA系統(tǒng)
 
對銷售人員而言
——需要一個能夠有效分析銷售機會，跟蹤和判別客戶，隨時記錄客戶聯(lián)系情況，保持與客戶的高效溝通的OA系統(tǒng)
 
對普通員工而言
——需要一個個性化的個人工作界面，可以共享知識信息，與企業(yè)其他部門人員保持溝通，共同完成各種事務，并協(xié)助我制定個人工作計劃的OA系統(tǒng)
對IT部經理而言
——需要一個可擴展、可高度定制、功能縱深、應用集成的OA系統(tǒng)，有效解決“孤島”難題，且無需重復、方便維護的OA系統(tǒng)
 


四、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可解決的問題：
1、統(tǒng)一信息發(fā)布平臺：
由于公司在日常經營管理工作中需要上傳和下達各類公文文件，目前隨著公司的發(fā)展壯大，
各分公司、項目部和駐外機構設立在各處，而以往所有的相關工作都是通過傳統(tǒng)的手工打印、
人工遞送、發(fā)送傳真等方式進行。這樣一來就導致日常公司文件的上傳下達時效性相對較低，工作量較大，整體效率不高且存在辦公費用高的問題。
 
OA解決辦法：建立內部統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺。公司的新聞、公告、通知等信息均統(tǒng)一通過
OA平臺進行有針對性的發(fā)布，用戶可在其權限范圍內查看與自己相關的信息。同時可結合手機短信方式對部分重要信息進行及時發(fā)布（如會議通知等，收到信息通知的人可通過短信回復到系統(tǒng)上進行確認，避免出現(xiàn)通知不到位的情況出現(xiàn)）
。
除了日常的公司經營管理工作外，公司內部還需要針對黨政工方面的工作建立獨立的專門門戶頁面?？稍谄湎路诸愒O置諸如“公司黨建”、“工會工作”、“共青園地”和“紀檢之窗”等欄目，通過對內容的及時更新和豐富，即可向基層各組織快速和便捷地傳遞相關信息和知識。
 
2、溝通與記錄存檔：
目前公司內部各機構間的溝通主要是通過電話、手機短信、QQ等方式進行溝通，沒有完善的平臺可方便地保存和快速地查詢以往的歷史溝通記錄，事后的信息確認缺乏依據(jù)。
 
OA解決方法：建立公司統(tǒng)一溝通平臺。
OA提供了內部消息、內部郵件、外部郵件、手機短信等各種溝通渠道，構建了完善的內部溝通平臺?？偣炯胺止?、項目部可統(tǒng)一在上面進行溝通交流，且可隨時查看歷史溝通記錄等。
 
3、內部審批與手機批示：
目前公司內部審批使用的是傳統(tǒng)的手工遞送簽批方式。這種傳統(tǒng)的方式需要將各類簽批文件逐級遞送給各個相關領導依次進行簽批。其次是公司在各地有分公司、項目部，因此辦公地點分散，加上公司領導因工作需要經常出差在外地時，難免會出現(xiàn)簽批不及時、信息不對稱而導致工作延誤的情況。因此公司需要一個有效的平臺解決異地審批的問題。
 
OA解決辦法：建立統(tǒng)一的審批平臺。
OA提供的強大的基于互聯(lián)網(wǎng)的表單和工作流程引擎對跨地域審批提供了完善的支持。
OA首先會對公司的內部工作流程進行梳理和調研，之后會根據(jù)雙方確認的調研文檔將各種需要領導進行審批的內部請示、公文流轉、合同審批等事務處理的表單和流程在OA系統(tǒng)中進行相應的配置，從而實現(xiàn)流程審批的“規(guī)范化、無紙化、電子化和自動化”。異地的分公司和項目部都可以實現(xiàn)在同一個平臺上進行辦公。領導即使出差在外地也可以通過登錄系統(tǒng)進行相關文件的審批。同時OA系統(tǒng)提供了手機APP審批功能，當領導在不方便上網(wǎng)的地方也可通過手機APP功能登錄OA系統(tǒng)來完成審批，大大提高了領導的審批效率，真正實現(xiàn)移動辦公。
4、公司文檔管理方面：
目前對于公司內部的文檔管理方面沒有一套完善的系統(tǒng)來進行文件的分類管理，文件的共享和利用率不高，沒有實現(xiàn)電子化的管理。
 
OA解決方法：建立統(tǒng)一的文檔管理平臺。
OA提供了完善的文檔管理和查詢功能，可對公司的文檔進行分門別類的管理（如公司的項目合同、圖紙、各類受控文件等可以集中的管理起來），并能實現(xiàn)快速的查詢。針對文檔的安全性，OA還提供了完善的權限設置（可針對部門、崗位和特定人員的方式進行控制）對文檔進行管理，只有擁有相應權限的人才能查看對應的文檔，這樣一來可以極大地提高了文件的保密性和避免非授權人員的查閱，同時也免去了日常繁瑣的文檔借閱工作，提高了工作效率。
 
5、項目協(xié)作方面：
對于臨時發(fā)起的一些臨時工作或公司內部需要多部門協(xié)作參與討論的一些項目，傳統(tǒng)的做法都是通過召集各部門人員開會等方式進行。然而這種方法效率不高且時間安排不靈活，同時項目的進展和溝通情況沒有歷史記錄可查，遇到周期性重復進行的工作不能很好的進行知識和經驗的沉淀。
 
OA解決方法：建立協(xié)作平臺。
對于有些臨時發(fā)起的項目需要不同部門及不同崗位人參與的項目，可臨時成立項目組，對項目進行實時的進展溝通，同時跟項目相關的文檔、合同、圖紙等可上傳到項目協(xié)作區(qū)上來，下載文檔到電腦，查找使用更方便。項目組成員可根據(jù)項目情況發(fā)表自己觀點。同時項目的溝通情況在項目完成后可作為項目經驗知識等保存到文檔庫里，作為公司知識的沉淀，利于以后的利用和借鑒。
 
6、項目匯報方面：
目前項目的匯報方式主要是下面項目部的負責人到機關匯報和定期提交項目進度匯報表、產值進度表等，這樣效率不高，不及時，同時也不規(guī)范，考慮到公司有眾多的項目，須建立一個項目匯報平臺，讓公司領導及時的了解項目的進展情況等。
 
OA的解決方法：建立統(tǒng)一的項目匯報平臺。
通過產品二次開發(fā)，結合公司的項目匯報制度，在系統(tǒng)上搭建項目匯報臺賬模塊。根據(jù)不同項目的負責人按規(guī)定定期的填寫項目匯報單，提交給相關的負責人進行審核，即可由系統(tǒng)自動進行匯總和統(tǒng)計各項數(shù)據(jù)，生成實時的項目情況匯總表（包括各個項目的計劃開始時間、計劃結束時間、實際開始時間、實際結束時間、項目總價、變更后總價、本月回款、累計回款、完成進度百分比和是否結案等信息）。公司的相關有查詢權限的領導在進入項目匯報模塊后，就可以直觀地了解到各項目的進展和項目是否完工等情況。
 
7、財務報表方面：
財務不定期的會根據(jù)領導的要求，提交相關的財務報表等，有時候領導也會臨時要查看財務報表，財務對臨時要求提交相關的財務報表需要較長時間整理和查閱。
 
OA解決辦法：建立財務報表門戶。
a、可以根據(jù)實際的管理需求，財務工作人員定期的把相關的財務報表放到財務文檔庫里，系統(tǒng)會自動將文件發(fā)布和主動推送到財務報表門戶。有財務報表門戶訪問權限的領導就可以及時清楚的了解到公司的財務狀況。
b、通過二次開發(fā)，在系統(tǒng)上搭建財務報表查詢模塊。通過財務報表模塊在系統(tǒng)后臺自動連接財務服務器（現(xiàn)有財務管理軟件），實現(xiàn)報表數(shù)據(jù)的自動抓取和匯總。公司的相關有查詢權限的領導在進入財務報表模塊后，也可以及時和清楚的了解到公司的財務狀況。
 
 
OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用和價值:
企業(yè)層面：
企業(yè)在發(fā)展過程中管理的演進的發(fā)式都遵循從粗獷式管理——精細化管理——簡單化管理的過程。在企業(yè)的初創(chuàng)階段，是以人的意志為核心，以領導者的意志為核心，由高層拉動的粗獷式管理階段；在企業(yè)的發(fā)展階段，是以制度管控為核心，由制度拉動的精細化管理階段伴隨企業(yè)的逐步擴張，企業(yè)發(fā)展到以組織意識為核心,以文化拉動的簡單化管理階段。
 
企業(yè)在管理演變的過程中都需要面對諸如：
制度理解不清晰、缺少基礎的流程執(zhí)行工具等企業(yè)運營層面的問題；
信息共享不徹底、缺少知識傳遞共享平臺等信息共享與傳遞層面的問題；
跨部門工作協(xié)調難、缺少統(tǒng)一的工作溝通平臺等人員協(xié)助方面的問題。
這一系列的問題只有借助有效的工具才能夠解決。
 
無論企業(yè)處于發(fā)展中的哪一個階段，都需要借助信息化的工具和軟件來解決上述企業(yè)內部存在的問題，即“企業(yè)內控”問題，在特殊的經濟形勢下，挖掘和利用企業(yè)已有的各種資源，
控制企業(yè)在各方面的成本減少不必要的支出更是企業(yè)要優(yōu)先解決的問題。
借助協(xié)同辦公（濟南濟南致遠OA）軟件來完成企業(yè)管理目標的實現(xiàn)、減少人員流失帶來的損失、進行工作任務的執(zhí)行跟蹤、控制成本和預算等，實現(xiàn)文檔電子化，以轉變工作方式為核心，使數(shù)據(jù)集中，便于分析和管理；實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，以效率為核心，快速找到客戶，促進員工內部溝通加快響應，促進協(xié)作提高工作質量，網(wǎng)絡、移動辦公可以節(jié)省時間；實現(xiàn)制度規(guī)范，以提高執(zhí)行力為核心，讓制度來規(guī)避風險，用標準來提高效率，通過執(zhí)行來發(fā)現(xiàn)問題；促進企業(yè)全面提升，以企業(yè)效益提升為核心，讓客戶更滿意，員工效率更高，企業(yè)管理模式更標準，管理成本更低廉，擴張更迅速。協(xié)同辦公（濟南致遠OA）軟件使企業(yè)在經濟危機的艱難時刻，提升效率和降低成本，節(jié)省人力、物力、財力。
 
員工層面：
員工所關心的是這四個方面，企業(yè)文化、價值實現(xiàn)與認定、學習與成長、薪資與福利。缺少其中一項，你的員工就有可能會離開你的企業(yè)，因為沒有一個人喜歡呆在一個自己并不喜歡的氛圍中，也沒有人會喜歡待在一個不能被認可的公司，尤其是當您為企業(yè)貢獻了很多，但是沒有人認可，但是一旦你做錯一件事情馬上就有人不斷的批評你。如果你的企業(yè)缺少一個讓大家都認同的企業(yè)文化，也無法及時給與員工與肯定，你可能需要注意一下，也許他們的離開是遲早的事情。所以如何讓管理層關注企業(yè)的關鍵四個緯度的同時也可以關注到員工的四個緯度。
OA系統(tǒng)的職責就是在這里，首先OA就是一個互聯(lián)網(wǎng)上的一個虛擬的企業(yè)，在這個虛擬社會中你可以感受到你身邊有很多同事在一起奮斗，當你有了困難，你隨時可以找到可以協(xié)助你的人，就向我們濟南致遠的人經常對客戶講的一句話，雖然你面對的是我們濟南致遠的一個顧問，但是我們的后邊有1000個顧問在支持我，我的背后是一個強大的濟南致遠。
所以企業(yè)的文化不是掛在墻上，也不是靠咨詢公司給與指導，不是靠幾個拓展訓練可以完成的，他需要依靠一個長期的過程，以及一個好的載體。OA就是一個好的載體，它不但可以提供一個共同讓他們打破時間與空間的限制，在一起工作，在一起分享，在一起奮斗，同時也是員工展現(xiàn)自己的最好平臺，因為你在OA系統(tǒng)中做過的任何一個痕跡，你的領導，您的管理層甚至你的老板都可以看到，那怕只是一個計劃，一個文檔。

 
思考：尋求OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的價值
 
讓我們先來看一下現(xiàn)實情況中的企業(yè)辦公情況。
辦公，這里也可以理解為“日常的工作”。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應用的角度來看，企業(yè)管理者希望隨時了解整個公司的運作情況，與各部門保持經常性的溝通和交流，從人力資源、財務等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并支持決策，因此他關注“監(jiān)控和決策”；部門領導希望方便的分配工作任務，查看下屬的工作進展情況，對其做出相應的指導，對業(yè)績進行評價，并與上下級和其他部門建立緊密的聯(lián)系，因此他關注“管理和協(xié)調”；普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項目管理等完成自己的工作任務，因此他關注“高效和協(xié)作”。而從應用內容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產、財務、項目等方面的管理，并且每個管理的環(huán)節(jié)都關聯(lián)緊密，相互作用。
 
因此在現(xiàn)實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)OA只是從一個狹義和片面的角度去實現(xiàn)了“辦公自動化”。因此OA應該從更廣闊的角度來考慮“辦公”的涵義，并與企業(yè)的需求進行緊密的結合。再來看一下企業(yè)當前的信息化現(xiàn)狀。我們發(fā)現(xiàn)，過去的很多應用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協(xié)調起來，“信息孤島”、“應用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的存在。
 
企業(yè)常常面臨溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統(tǒng)一管理和協(xié)調的現(xiàn)狀。尤其是當企業(yè)業(yè)務流程日益復雜，業(yè)務與業(yè)務之間關聯(lián)與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現(xiàn)對管理和運營各環(huán)節(jié)的掌控、調配和協(xié)作。而傳統(tǒng)OA由于其應用的局限性難以滿足企業(yè)“協(xié)同管理”的需求。因此協(xié)同理念和協(xié)同應用應該更多的納入OA中，使其可以對企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個新的層面。從以上可以看出，一方面我們應該延展和深化OA的應用，另一方面需要將協(xié)同的理念納入OA中，于是便催生了新一代的辦公自動化系統(tǒng)――協(xié)同OA?；蚝献骰锇橹g的協(xié)作；協(xié)作的方式可以是知識文檔、主題討論區(qū)、網(wǎng)上會議、即時聊天、
任務分配等。同時，協(xié)作的過程和結果可以得到很好的記錄，并最終形成知識體系的一部分。
 
總結來說，協(xié)同OA基于三大基本思想體系，在“關聯(lián)”、“深化”和“協(xié)作”方面體現(xiàn)了其完全不同于傳統(tǒng)OA的應用，把OA與企業(yè)管理的需求真正的相結合，從而給“辦公自動化”帶來了更高層面的價值。
 

 
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