在輸入記賬憑證時(shí)，盡管賬務(wù)系統(tǒng)提供了多種控制錯(cuò)誤的措施，但錯(cuò)誤憑證的出現(xiàn)是難免的，為此，系統(tǒng)必須能夠提供對(duì)錯(cuò)誤憑證修改的功能。目前，許多財(cái)務(wù)軟件都提供了“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能，這三項(xiàng)功能的使用為錯(cuò)誤憑證的修改帶來了諸多方便。下面，以用友總賬系統(tǒng)(賬務(wù)系統(tǒng))V8.11為例，對(duì)不同情況下錯(cuò)誤憑證的不同修改方法逐個(gè)進(jìn)行分析，以期對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作有所幫助。

所謂“無痕跡”，即不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。在總賬系統(tǒng)中，以下四種情況下的錯(cuò)誤憑證可實(shí)現(xiàn)無痕跡修改。

第一種是輸入后還未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^的憑證。對(duì)于未經(jīng)過“審核”功能操作的錯(cuò)誤記賬憑證，可以由憑證填制操作員，直接進(jìn)行修改并保存。

第二種是已通過審核但未記賬的憑證。對(duì)于已“審核”但未“記賬”的錯(cuò)誤記賬憑證，不能直接在記賬憑證上進(jìn)行修改，而應(yīng)首先由審核操作員在“總賬系統(tǒng)”/“憑證”/“審核憑證”功能窗口中，進(jìn)行“取消審核”(也稱為“反審核”)操作后退出;然后由填制憑證操作員進(jìn)入總賬系統(tǒng)，在“填制憑證”功能中，調(diào)出該張錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，修改完成后保存退出;最后由審核操作員再次進(jìn)入總賬系統(tǒng)，在“總賬系統(tǒng)”/“憑證”/“審核憑證”功能窗口中，重新對(duì)該張已修改過的憑證進(jìn)行“審核”操作。

第三種是已記賬但未結(jié)賬的憑證。對(duì)于此情況，欲實(shí)現(xiàn)無痕跡修改，可利用系統(tǒng)提供的“反記賬、反審核”功能，即取消“記賬”、“審核”后直接修改。具體而言，首先在“總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊“期末”/“對(duì)賬”菜單項(xiàng)，打開“對(duì)賬”操作窗口，此時(shí)按下快捷鍵“Ctrl+H”鍵，即可激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，然后退出“對(duì)賬”窗口;單擊“憑證”/“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”菜單項(xiàng)(此功能平時(shí)不顯示，待退出“總賬系統(tǒng)”后將隱蔽而不顯示出來)，彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”操作窗口，在“恢復(fù)方式”中選擇“月初狀態(tài)”項(xiàng)，輸入主管口令，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將恢復(fù)為記賬前狀態(tài);最后，按照上述第二種憑證的方法，調(diào)用錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，再進(jìn)行“審核憑證”和“記賬”功能的操作。

第四種是已結(jié)賬的憑證。對(duì)于這種情況，可利用系統(tǒng)提供的“反記賬、反審核”功能，在“結(jié)賬”向?qū)б坏倪x擇月份窗口中，首先單擊要取消結(jié)賬的月份，然后按“Ctrl+Shift+F6”鍵，系統(tǒng)彈出“確認(rèn)口令”窗口，讓擁有結(jié)轉(zhuǎn)權(quán)限的用戶，在該窗口中輸入口令，然后單擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)將快速地取消結(jié)賬操作，使各種賬簿記錄恢復(fù)到未結(jié)賬前的狀態(tài)。最后按上述第三種憑證的方法，調(diào)用錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，再進(jìn)行“審核憑證”、“記賬”和“結(jié)賬”功能的操作。